Asistente Ejecutiva

Título profesional:Asistente Ejecutiva
Organización: Viviendo Unidos por el Cambio en Arizona
Estado:puesto asalariado tiempo completo
Informes a:Director ejecutivo
Ubicación: Debe residir en Arizona dentro del distrito legislativo
Rango de salario: Rango de salario 48,000 - 58,000 DOE

 

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ACERCA DE

Living United for Change en Arizona (LUCHA), es una organización dirigida por agentes de cambio que luchan por la transformación social, racial y económica. 

 

En LUCHA, organizamos familias de minorías y de ingresos bajos y moderados para tomar acción en los temas más importantes para ellos y promover la causa de la justicia social y económica para todos.

 

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

Asistir directamente al Director Ejecutivo con una variedad de tareas administrativas para brindar apoyo administrativo y organizacional. 

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Mantener su calendario; fijar citas; organizar reuniones, notificar a los participantes; confirmar fechas y horas, reservar espacio para reuniones, preparar materiales y suministros apropiados, asistir a reuniones, tomar y preparar actas de reuniones y realizar varios mandados y entregas de oficina. 

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Esta posición anticipa las necesidades por adelantado y prioriza el flujo de trabajo en prioridades y estrategias comerciales clave de manera continua. Los candidatos exitosos disfrutarán trabajando como un miembro de equipo dedicado y demostrarán excelentes habilidades de comunicación.

ROL Y RESPONSABILIDADES:

• Administre el calendario para el director ejecutivo ocupado, incluidos viajes, reuniones con equipos internos y socios comunitarios externos, y seguimiento de todas las reuniones recurrentes.

• Asistir al Director Ejecutivo con la preparación y asistencia a la reunión, lo que incluye garantizar que se proporcionen todos los materiales de la reunión. Actúa como secretario de actas de las reuniones, toma y prepara actas. 

•  Capaz y eficiente en la gestión de los arreglos de viaje. Ayudar a planificar y cumplir con un presupuesto; comunicación; pasaje aéreo; alojamiento; lugares; alimento; botín; limpieza; preparativos de viaje; restricciones y documentación; y delegado para informes de gastos de viaje, etc. 

•  Redactar correspondencia, preparar presentaciones, informes y otras tareas ad-hoc, como presentaciones de diapositivas de Google, recopilar, analizar y resumir información utilizando Hojas de cálculo de Google u otros programas de Google Suite. 

• Realice el trabajo de apoyo administrativo, incluida la redacción, el formateo y la corrección de pruebas.

• Mantener archivos electrónicos e impresos para varios programas de conformidad con la Política de conservación de registros. 

• Preparar y presentar informes de gastos. 

• Distribuye oportunamente las comunicaciones comerciales. 

• Realizar tareas de apoyo a la gestión de la planta, como abastecer la sala de descanso y los suministros de oficina una vez por semana y, ocasionalmente, cubrir la recepción, según sea necesario. 

• Actuar como enlace con otros miembros del equipo para una comunicación efectiva y sincronización de calendario.

• Proteger la integridad de la información confidencial en todos los asuntos. 

• Otras funciones que le sean asignadas.

CALIFICACIONES:

Requerido:

• Licenciatura o una combinación equivalente de educación y experiencia de al menos 3 años de experiencia a partir de la cual se pueden adquirir conocimientos y habilidades comparables según sea necesario.

• Capacidad para asumir proyectos relacionados con la organización con una supervisión mínima. 

• Capacidad para tener un horario flexible que incluya fines de semana, noches y días festivos.

• Capacidad para realizar y priorizar múltiples tareas sin problemas con una excelente atención a los detalles, comunicando claramente las actualizaciones de estado. 

• Experto en revisar, filtrar y priorizar correo, correo electrónico y llamadas telefónicas.

• Debe dominar el idioma inglés tanto para fines de gramática y composición como de ortografía para comunicarse de manera efectiva, preparar informes, registrar actas de reuniones y redactar correspondencia de rutina y otras directivas. 

• Se prefiere experiencia trabajando con todos los niveles dentro de una organización. 

• Capacidad para trabajar y adaptarse a diversas personalidades y todos los niveles de personal dentro de la organización. 

• Habilidades secretariales y analíticas competentes que incluyen mecanografía, archivo, dictado, corrección de pruebas y edición de correspondencia, equipo de duplicación y programas de software de computadora estándar y correo electrónico. 

• Dominio avanzado del correo electrónico de Google y sus aplicaciones, Microsoft Outlook, Word y PowerPoint con conocimientos intermedios de Excel. Se prefiere la experiencia en el uso de una Mac u otros productos de Apple, pero no se requiere

También lo harás:

• Saber español pero no obligatorio

• Tener un diploma de escuela secundaria o equivalente

• Universidad y/o experiencia laboral relevante

• Debe divulgar el historial de empleo anterior y/o trabajo voluntario con ACE & LUCHA

• Código de vestimenta obligatorio: se proporcionarán camisas, se permiten jeans y pantalones cortos siempre que no tengan más de 5 pulgadas por encima de la rodilla, y se aceptan zapatos cerrados (zapatillas deportivas).

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CÓMO APLICAR:

Para presentar una solicitud, visite www.luchaaz.org/apply y envíe su solicitud directamente a través de nuestro sitio web. Adjunte un currículum, una carta de presentación y una lista de referencias profesionales a su solicitud. 

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COMUNICACIÓN DE CONTRATACIÓN:

Recursos Humanos puede contactarlo en varias etapas del proceso de contratación si cumple con los requisitos para el puesto. Este contacto será solo por correo electrónico o por teléfono. Asegúrese de que su dirección de correo electrónico y su número de teléfono sean correctos. 

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No aceptamos materiales de solicitud sin cita previa o entregados en mano ni llamadas de solicitantes con respecto a puestos abiertos, pendientes o cerrados.

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Las declaraciones anteriores tienen por objeto describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que realiza la persona que ocupa este puesto. No es una lista exhaustiva de todos los deberes y responsabilidades. LUCHA/ACE se reserva el derecho de modificar y cambiar las responsabilidades para satisfacer las necesidades organizativas según sea necesario.

La igualdad de oportunidades de empleo y tener un personal diverso son principios fundamentales en LUCHA, donde las oportunidades de empleo y promoción se basan en las capacidades y calificaciones individuales sin distinción de raza, color, religión, género, identidad o expresión de género, embarazo, orientación sexual, edad, nacionalidad. origen, estado civil, ciudadanía, incapacidad, condición de veterano o cualquier otra característica protegida según lo establezca la ley.